Gestione degli Audit: un caso reale

3 Dicembre 2021

Ad un anno dall'introduzione di vtenext con l'integrazione dei plugin di KPRO in azienda, siamo pronti a raccontare il caso reale di questa multinazionale che, grazie alla fiducia e alla voglia di innovare, ci ha permesso di attuare un progetto ambizioso: dall'internazionalizzazione della gestione degli adempimenti legati alla sicurezza alla completa digitalizzazione della gestione degli audit.

Settore

Importante azienda operante da oltre 70 anni nel settore dell’abbigliamento con centinaia di punti vendita in tutto il mondo.

Necessità emerse

La prima necessità emersa riguardava la gestione degli adempimenti legati alla sicurezza. L’azienda, già supportata da un team di consulenti per la gestione della sicurezza aziendale, ha deciso di dotarsi di uno strumento software interno per gestire gli adempimenti relativi alla sorveglianza sanitaria e i piani formativi delle risorse che, fino a quel momento, erano organizzati mediante fogli Excel o con documenti cartacei che non permettevano una chiara visione della situazione né l’agile programmazione degli impegni.

La seconda necessità riguardava l'ottimizzazione delle verifiche periodiche (Audit). L’azienda, da sempre promotrice del rispetto delle disposizioni e delle regole da parte dei suoi numerosi collaboratori, conduce periodicamente Audit di verifica nelle sedi dislocate a livello nazionale e internazionale, compresi i punti vendita. L’esecuzione di queste verifiche, effettuate anche tramite fornitori esterni, non essendo ottimizzata ha fatto emergere la necessità di esaminare, rafforzare e standardizzare le procedure.

Progetto sviluppato

L’Azienda ha deciso di adottare i plugin KPRO per aziende arricchendo il prodotto con i Plugin Visite Mediche e Formazione poi, grazie al cuore flessibile del prodotto, sono state apportate facilmente al sistema alcune personalizzazioni per renderlo perfettamente adatto alle necessità. Per garantire fluidità procedurale è stato sviluppato un connettore che ha messo in comunicazione i plugin con il gestionale già presente in azienda evitando la duplicazione dei dati inseriti e assicurando la massima efficienza.

Il management, consapevole che la gestione degli Audit doveva essere riorganizzata, ha deciso di implementare il Plugin Audit in modo da perfezionare e standardizzare la pianificazione e l’esecuzione delle numerose verifiche ispettive effettuate. Questo ambizioso progetto era necessario per l’azienda che, eseguendo Audit sia con personale interno che tramite società esterne, aveva la necessità di uniformare le procedure a livello mondiale.

È stato sviluppato un portale ad hoc, accessibile da tutti gli Auditor tramite dispositivo mobile e tradotto in lingua inglese, che ha permesso di:

  • Inserire agevolmente gli esiti;
  • Allegare documentazione, visualizzare la galleria e scattare foto senza perdere informazioni;
  • Inserire note;
  • Visualizzare la situazione riscontrata durante l’ultima verifica effettuata e, se la situazione non risulta cambiata, riportare automaticamente le osservazioni;
  • Inserire non conformità;
  • Gestire azioni correttive.

Con l’utilizzo del portale, tutti i dati, le informazioni e i risultati inseriti durante le verifiche sono sincronizzati in tempo reale sul sistema centrale permettendo una condivisione immediata con i referenti diretti.

Benefici ottenuti

Dopo la messa in opera dello strumento l’azienda ha avuto subito una visione chiara della situazione sanitaria e formativa delle proprie risorse tramite:

  • dati organizzati e protetti,
  • l’eliminazione dei documenti cartacei,
  • la panoramica della situazione in tempo reale.

Il Plugin Audit, invece, ha messo a disposizione del Cliente una visione globale delle ispezioni effettuate e programmate beneficiando fin da subito di una gestione migliorata tramite processi e procedure ben definite e digitalizzate.

Il portale, invece, di facile ed intuitivo utilizzo, ha permesso di fluidificare le procedure legate alle verifiche ispettive, migliorando l’operatività dei tecnici e dei collaboratori anche grazie alla gestione digitale delle non conformità e delle azioni correttive.

Il progetto ha introdotto procedure snelle e migliorate e ha garantito al Cliente la conoscenza dei suoi processi, delle risorse impegnate e dei risultati ottenuti tramite reportistiche sull’andamento delle verifiche effettuate (visualizzazione grafica con diagramma di Pareto).

torna a tutte le news

Contattaci per una prima consulenza gratuita!

    Acconsento al Trattamento della Privacy*

    KPRO CONSULTING S.R.L. 
    Via Luigi Dalla Via, 3/B (Torre A – 9° piano) 36015 Schio (VI) Italy
    P.IVA e CF: 03874590247
    REA VI 361215 
    Capitale Sociale € 10.000
    Copyright 2021 KPRO CONSULTING S.R.L. | All Rights Reserved
    Powered by Performarsi.