Gestione della sicurezza in azienda: i documenti necessari

Una corretta gestione della sicurezza in azienda comprende anche la scrupolosa tenuta e archiviazione di tutti i documenti necessari. L’ingente mole di documenti necessita, quindi, di un’organizzazione puntuale e curata da parte dell’azienda, fatta di procedure snelle e ben definite.

Determinare e seguire particolari procedure è indispensabile per consentire un veloce reperimento senza perdite di tempo, soprattutto nel caso di ispezioni da parte degli organi competenti.

Molti documenti, inoltre, sono soggetti a scadenze fisse quindi è opportuno mantenere uno scadenzario sempre aggiornato: attività difficile da attuare se l’archiviazione avviene in modo non strutturato o all’interno di un cassetto.

I documenti necessari per la gestione della sicurezza in azienda

La documentazione in materia di sicurezza comprende:

• Il documento di valutazione dei rischi (DVR);
• Lettere di nomina:
  • RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione);
  • Addetti Antincendio;
  • Addetti Primo Soccorso;
  • Verbale di elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;
• Piano di emergenza;
• I verbali delle riunioni periodiche annuali;
• I documenti di autocertificazione del rumore, delle vibrazioni e dell’amianto;
• Il Piano annuale di miglioramento;
• La relazione annuale dei medici competenti in materia di igiene e sicurezza;
• I verbali delle visite dei luoghi di lavoro dei Medici Competenti e del Servizio Prevenzione e Protezione e della Direzione Auditing;
• I rapporti delle ispezioni delle ASL;
• I rapporti di segnalazione di rischio dei lavoratori;
• Certificazioni (documenti di natura tecnica relativi agli impianti e/o attrezzature)
• Lettere consegna dei manuali informativi (è responsabilità del datore di lavoro conservare le ricevute di consegna controfirmate);
• Registri formazione al personale (registri, attestati, ecc.);
• Ecc.

Questi sono solo alcuni dei documenti relativi alla gestione della sicurezza che un’azienda si trova a dover gestire che, se sommati al resto della documentazione ordinaria e quotidiana, rende intuitivo capire perché il ricorso a sistemi informatici è oramai imprescindibile.

Documenti e scadenze? Ecco come gestirli con KPRO

Il plugin Documenti permette di definire tutti i documenti che si devono registrare:

• Documenti Sicurezza;
• Documenti Clienti;
• Documenti Fornitori;
• Documenti dipendenti;
• Ecc.

Con i plugin KPRO si può beneficiare di una situazione documenti sempre aggiornata inoltre il sistema avvisa se mancano dei documenti o se la scadenza è imminente supportando notevolmente l’attività.

Questa semplice soluzione consente anche una drastica riduzione dei documenti cartacei e, abbattendo notevolmente la burocrazia, limita se non elimina le perdite di tempo.

Collegando anche il plugin Portale Clienti, diventa agevole anche il costante dialogo con i clienti o con i responsabili di reparto, nel caso di azienda, offrendo loro tutti i documenti di cui necessitano in ogni momento.

Investire nei plugin KPRO significa garantire la persecuzione di obiettivi reali attraverso processi, procedure snelle e costantemente monitorate in ambito HSE e non solo.