Tutto sotto controllo con KPRO: il caso di Omega Work

Aver adottato i plugin KPRO per la gestione della nostra attività di consulenza ci ha permesso di aver sotto controllo, in maniera capillare, tutte le scadenze per i servizi che proponiamo, riducendo al minimo le probabilità di errore, di imprecisione e di mancato controllo delle varie situazioni aziendali dei nostri clienti.

Daniela Rizzi
Responsabile Amministrativo

Settore

Omega Work Srl offre un’alta gamma di servizi in materia di Sicurezza e Igiene negli ambienti di lavoro quali ad esempio: redazione delle valutazioni dei rischi e rischi specifici, incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione RSPP e consulenza continuativa, adeguamento macchine, pratiche antincendio, corsi di formazione. Inoltre, Omega Work con il suo team di consulenti assiste le aziende nell’implementazione e mantenimento dei Sistemi di Gestione inerenti alla Qualità, Ambiente, Sicurezza in un percorso di miglioramento continuo dell’impiego delle risorse e dell’utilizzo dei processi produttivi.

Necessità emerse

Il Cliente evidenziava diverse necessità come:

• poter gestire con precisione e semplicità i numerosi corsi formativi programmati;
• rendere più efficiente la gestione dei molteplici documenti che l’azienda deve gestire quotidianamente;
• programmare le uscite periodiche dei tecnici presso i clienti e relativo monitoraggio;

• migliorare i processi del comparto commerciale.

Tutte le esigenze avevano lo stesso comune denominatore: riuscire a tenere sotto controllo le scadenze. Nel dettaglio:

• Rendere più efficiente la gestione della formazione:
  • Semplificare e digitalizzare la pianificazione, la programmazione e la gestione dei corsi di formazione;
  • Generare automaticamente i corsi formativi secondo il fabbisogno di ogni risorsa sulla base della mansione ricoperta;
  • Poter codificare le risorse di ogni Cliente e introdurre una gestione avvisi per le scadenze formative;
  • Poter, per ogni corso di formazione programmato, generare il registro presenze e l’attestato dei partecipanti con i riferimenti del corsista.
• Migliorare la gestione dei documenti e ridurre l’utilizzo della carta:
  • Riorganizzare la gestione dei documenti per evitare continui rallentamenti procedurali;
  • Poter registrare/codificare in via preventiva tutti i documenti necessari e gli adempimenti collegati ad ogni Cliente;
  • Facilitare la visualizzazione dello status dei documenti: valido, scaduto, ecc.
  • Poter generare degli alert automatici con tempiste prestabilite e personalizzate sia alla scadenza del documento che nel caso in cui non sia ancora caricato;
• Ottimizzare l’assistenza clienti/ Ticket:
  • Semplificare la pianificazione delle uscite dei tecnici;
  • Poter visualizzare gli impegni su un calendario condiviso
  • Aver sotto controllo le tempistiche effettive per la realizzazione dei servizi offerti
• Digitalizzare la gestione commerciale:
  • Velocizzare e standardizzare l’invio dei preventivi con allegati automatici delle schede tecniche o di specifici contratti.
  • Dotarsi di uno strumento informatico per il monitoraggio delle vendite

Progetto sviluppato

Dopo un’attenta analisi dei processi interni, è stato chiaro fin da subito come fosse necessario dotare l’azienda di un sistema informatico che potesse soddisfare tutte le esigenze.

Prima fase:

Il Cliente ha deciso di adottare il CRM vtenext e, grazie alla sua formula modulare è stato possibile installare solo i plugin necessari.

Il Cliente ha iniziato la digitalizzazione dei propri processi partendo dalla gestione della formazione acquisendo il Plugin Formazione. L’azienda ha potuto ottenere fin da subito un’organizzazione snella ed efficace dei corsi, una gestione migliorata dei servizi erogati e uno scadenzario della formazione sempre aggiornato.

Seconda fase:

Successivamente il progetto si è concentrato sulla riorganizzazione della gestione della documentazione.

Dopo aver arricchito il CRM vtenext con il Plugin Documenti, sono stati sviluppati degli automatismi per rendere il software perfettamente su misura. Il Cliente ha potuto beneficiare di un documentale ordinato e di uno scadenzario integrato passando da una gestione ordinata ma macchinosa a processi fluidi ed efficienti con la quasi totale eliminazione del cartaceo.

Per ottimizzare la gestione dei tecnici sul territorio e per soddisfare al meglio le esigenze dei Clienti, la società ha deciso di attivare una nuova procedura, riorganizzando l’intero processo di Assistenza al Cliente. In particolare, attraverso i ticket, generati automaticamente dagli ordini di vendita o a spot, Omega Work ora può beneficiare di:

• Un calendario condiviso con la chiara visualizzazione degli impegni dei tecnici;
• Una pianificazione semplificata delle attività collegate ai diversi Clienti;
• Una consuntivazione dei tempi spesi anche da tecnici diversi e in date diverse per ogni assistenza/ attività effettuata;
• Una generazione con invio automatizzato dei rapportini di intervento al Cliente.

Terza fase:

L’ultima fase del progetto è stata dedicata alla digitalizzazione dei processi di vendita avviando una serie di nuove funzionalità legate ai preventivi e ai contratti rendendo agevole l’iter dal pre al post vendita dei servizi e favorito la condivisione delle informazioni all’interno del comparto. Per faro, è stata installata il Plugin Vendite che ha permesso di gestire anche la fatturazione elettronica e il Plugin Business Intelligence che, attraverso cruscotti e grafici intuitivi aiuta il management a prendere decisioni strategiche di business.

Benefici ottenuti

Attraverso il progetto attuato, il Cliente ha ottenuto molti benefici di carattere procedurale e organizzativo:

• Condivisione delle informazioni a 360°;
• Migliore facilità di reperimento delle informazioni, soprattutto dei documenti;
• Situazione delle scadenze per la formazione sempre sotto controllo;
• Risparmio di tempo nella programmazione e gestione dei corsi formativi;
• Minore burocrazia interna;
• Situazione delle scadenze per i documenti aggiornata in tempo reale;
• Dati e informazioni organizzate;
• Utilizzo di un unico sistema per l’intera gestione aziendale;
• Maggiore sostenibilità aziendale;
• Reportistiche chiare sull’andamento del fatturato.

Il pensiero del Cliente

"Aver adottato i plugin KPRO per la gestione della nostra attività di consulenza ci ha permesso di aver sotto controllo, in maniera capillare, tutte le scadenze per i servizi che proponiamo, riducendo al minimo le probabilità di errore, di imprecisione e di mancato controllo delle varie situazioni aziendali dei nostri clienti.
Da accesso remoto, in qualsiasi momento o anche dalla sede del Cliente stesso, è possibile accedere alla situazione in cui versa il Cliente con la cadenza ad esempio dei corsi in programmazione, dei documenti in svolgimento, delle attività future e pianificate; in questo modo si instaura con il Cliente un rapporto professionale più stretto che tiene conto delle esigenze produttive dell’azienda in concomitanza con l’uscita del tecnico assegnato.
 
La gestione del settore commerciale, dall’opportunità all’emissione della fattura, ha permesso l’ottimizzazione della procedura di erogazione delle offerte ai clienti, evitando inutili perdite di tempo sia nella redazione dell’offerta, con format già predisposti, sia nel salvataggio dei preventivi in un unico archivio.
L’invio al Cliente dell’offerta direttamente da vtenext a mezzo mail, permette di visionare la tracciabilità del documento; inoltre tramite report personalizzabili è possibile verificare lo stato delle offerte elaborate, possibilità di chiusura ed eventuale azione mirata di marketing.
 
L’outsourcing, che in precedenza veniva gestito tramite fogli Excel con notevole difficoltà e dispendio di energie, viene coordinato dall’ufficio tecnico ed i professionisti incaricati, con accesso dedicato, possono accedervi per consultare nuovi incarichi, aggiornare lo stato di avanzamento dei sevizi o dei documenti ed eventualmente segnalare nuove opportunità commerciali."

Daniela Rizzi

Responsabile Amministrativo